考勤、休假管理制度，關(guān)系到企業(yè)的運營能否正常進(jìn)行，同時又和員工個人的健康、心理和經(jīng)濟等切身利益密切相關(guān)，只有用制度來對這些方面的管理加以保障，員工才會真正關(guān)心企業(yè)、積極工作。其中，考勤管理制度，是對員工出勤情況加以考察的制度，其中包括員工是否遲到早退、是否請假、是否存在曠工的現(xiàn)象；休假管理，則主要包括企業(yè)對員工假期進(jìn)行系統(tǒng)化管理的制度。

要做好考勤和休假管理，企業(yè)應(yīng)該從下面的步驟做起：

第一步、準(zhǔn)備工作

考勤管理工作，需要做好前期準(zhǔn)備，主要包括制度準(zhǔn)備、考勤設(shè)備準(zhǔn)備、考勤管理者人員落實準(zhǔn)備等等。其中具體的步驟包括：

1、制定企業(yè)考勤管理制度。

2、根據(jù)考勤管理制度，設(shè)計相關(guān)考勤方法，并準(zhǔn)備打卡機等設(shè)備。

3、做好考勤設(shè)備使用前相關(guān)員工的信息輸入工作，并對應(yīng)錄入考勤系統(tǒng)的員工人數(shù)進(jìn)行核對。由于有新入職員工和離職員工，這項工作需要不斷進(jìn)行調(diào)整。

4、由HR對全體員工進(jìn)行通知，并告知他們?nèi)绾芜M(jìn)行考勤，做好必要的培訓(xùn)，防止出現(xiàn)錯誤操作。

5、在考勤制度和考勤機器上，對企業(yè)的工時制進(jìn)行設(shè)置，例如有的企業(yè)采用綜合計時制，有的采用標(biāo)準(zhǔn)工時制等。

6、落實部門中具體負(fù)責(zé)日常考勤記錄的人選，包括不同部門的考勤員工或人力資源部門的管理者。

第二步、出勤記錄

需要有專人或?qū)Ｓ迷O(shè)備，對員工上下班的作息時間加以真實記錄，尤其要注意保留原始記錄的憑證。

目前，企業(yè)內(nèi)主要采用打卡或指紋式的考勤方法，每個員工使用一張ID卡或指紋來進(jìn)行考勤。其工作流程是：

1、設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括企業(yè)名稱、使用年份、口令、密碼等；

2、設(shè)置企業(yè)內(nèi)部不同部門信息，包括部門名稱、考勤管理者權(quán)限、班次、上下班作息時間、假期日期、匯總表格式樣、打印格式、核對格式等；

3、輸入人事檔案的信息，包括員工的姓名、性別、ID編號、在職狀態(tài)、入職日期等等；

4、發(fā)放考勤卡，并請員工逐一領(lǐng)取、簽收同時做好記錄。

在進(jìn)行實際刷卡過程中，負(fù)責(zé)管理監(jiān)督的考勤員工需要關(guān)注：是否有員工忘記刷卡；是否有員工刷卡但卻未能顯示；是否存在代為刷卡的現(xiàn)象；是否有員工請假；是否存在員工因為遲到而故意不刷卡等等。

另外，每個自然月的月底，由考勤員將ID考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)從電腦上導(dǎo)出，進(jìn)行打印、統(tǒng)計，請員工核對信息并簽字確認(rèn)，最后交給人力資源部作為計算員工工資依據(jù)。

第三步、請假審批和休假安排

在員工不能正常出勤的情況下，需要提出事假、病假、特殊休假、調(diào)休等情況，并上報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。一旦獲準(zhǔn)后，工作包括三個方面：或者是通知請假員工允許假期，抑或安排員工享受帶薪假期，又或者是安排員工在法定節(jié)假日休假。

各種假期種類及待遇分別如下：

1、事假，即員工因為個人私事而不能正常出勤的假期，這種假期通常無法獲得勞動報酬；

2、病假，即員工因為生病期間需要就醫(yī)，而申請一段時間停止工作的假期，這種情況下，企業(yè)和勞動者都需要遵照國家或當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)規(guī)定執(zhí)行；

3、工傷假，員工因公負(fù)傷，被認(rèn)定為工傷后，可以享受停工留薪期的待遇。這種期間一般不超過12個月，傷情嚴(yán)重者，經(jīng)過市級勞動能力鑒定委員會的確認(rèn)，可以最多延長12個月。其相關(guān)待遇，根據(jù)《工傷保險條例》有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)；

4、婚假、喪假，即員工在工作期間內(nèi)因結(jié)婚、喪事而可以獲得的假期，其期限和待遇，參照國家及地方政府法律法規(guī)確定。

5、女性員工假期，包括懷孕假、產(chǎn)假和哺乳假，假期和保護(hù)期，總共有22個月，在保護(hù)期間，企業(yè)不能以任何理由來解除、終止其勞動合同，除非該員工有嚴(yán)重違反法律法規(guī)、規(guī)章制度的行為。同時，嚴(yán)格按照規(guī)定，執(zhí)行女員工的工資待遇，HR也需要經(jīng)常采取走訪等形式，保持同女員工的聯(lián)系，及時解決問題。

6、帶薪年假，根據(jù)《職工帶薪年休假條例》、《企業(yè)職工帶薪年休假實施辦法》確定，企業(yè)可以參考下面的做法：

首先，企業(yè)內(nèi)部所有員工入職時間不同，因此只能從新員工入職開始計算，當(dāng)新員工進(jìn)入企業(yè)之后的第一年，安排休年假時間截止日期為當(dāng)年底12月31日；從第二年開始，享受的年假天數(shù)計時段，和全體員工自然年份計時段完全一致。

其次，企業(yè)應(yīng)該做好年假憑證、書面記錄，及時向員工發(fā)放年假憑證并簽收，當(dāng)員工休年假申請時，必須填寫憑證予以提交。

第五步、匯總核對

這部分工作是指人力資源部門每個月對員工的考勤記錄加以匯總，整理出考勤匯總信息之后，交給每位相關(guān)員工進(jìn)行簽字確認(rèn)。

第六步、資料存檔

對員工確認(rèn)之后的考勤資料，進(jìn)行整理、歸檔，并提供給財務(wù)部門，作為企業(yè)支付員工薪酬的計算依據(jù)。

在完成上述工作之后，HR部門應(yīng)該每個月做一次考勤資料的整理歸檔工作，一般是按照部門來對檔案袋進(jìn)行整理歸檔，并按照檔案的管理方式進(jìn)行保存。普通情況下，保存時限為三年比較合適，當(dāng)然，保存時間越是長遠(yuǎn)，對企業(yè)越是有利。